AVISO DE PRIVACIDAD
C.D.A. SEIKOU S.A.S., entidad de naturaleza privada, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá con el número de matrícula mercantil 02809073 del 26 de Abril de 2017, en cumplimiento de lo dispuesto por La Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, sobre protección de datos personales, en su calidad de Responsable del Tratamiento de la información personal registrada en sus bases de datos y voluntariamente suministrada por los titulares, hace pública sus Políticas para el Tratamiento de Datos Personales, previas las siguientes definiciones:
OBJETIVO
Este documento tiene como objetivo establecer las políticas de manejo de la información que el C.D.A. Seikou S.A.S. le da a los datos de sus clientes y/o usuarios provenientes de la prestación de servicios y eventos de mercadeo relacionados con la su actividad económica dando de esta manera cumplimiento con lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013 y la ley 1581 de 2012.
DEFINICIONES
Autorización:
Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus Datos Personales.
Base de Datos:
Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
Dato Personal:
Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
Dato Público:
Es el dato personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Sensible:
Es el dato personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento:
Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Autorizado:
Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Titular:
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Habilitación:
Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
Responsable del Tratamiento:
Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
Titular del Dato Personal:
Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quién es el sujeto del derecho de hábeas data.
Transferencia:
Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Transmisión:
Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.
Tratamiento de Datos Personales:
Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
Transmisión:
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Aviso de privacidad:
Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le Informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le Serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento Que se pretende dar a los datos personales.
ANÁLISIS DE ACTIVIDADES
Los Datos Personales recolectados y tratados por C.D.A. Seikou S.A.S. corresponden a sus aliados, proveedores, empleados, clientes; los cuales se utilizan con la finalidad de: enviar información comercial sobre sus productos y servicios a los clientes actuales y potenciales; dar cumplimiento contractual a los clientes actuales y aliados, empleados, clientes y proveedores, realizar convocatorias laborales y de servicios profesionales, realizar contacto sobre quejas, reclamos y sugerencias sobre nuestros productos y servicios; hacer contactos relacionados con la actividad económica.
La recolección de información, se realiza por medio de formatos físicos o electrónicos que permiten al titular diligenciar su información, de acuerdo a sus necesidades, y donde se solicita expresamente su autorización para el tratamiento de sus datos de acuerdo a la legislación vigente.
La seguridad de las bases de datos personales tratadas por C.D.A. Seikou S.A.S., está definida en el manual de procedimientos, en el cual se establecen los administradores específicos y asignados, contratos de confidencialidad, usuarios y clave de accesos; seguridad proporcionada por el área de sistemas.
Las bases de datos son de uso exclusivo de C.D.A. Seikou S.A.S., por lo tanto no se venden o alquilan a terceros.
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Los datos personales que se obtengan en el desarrollo normal del objeto social comercial de C.D.A. Siekou S.A.S. serán utilizados únicamente con el objeto de desarrollar su actividad como Centro De Diagnóstico Automotor, que brinda a sus usuarios servicio de revisión técnico mecánica y de emisiones contaminantes.
Los datos sensibles, tales como información de menores de edad, afiliaciones a organizaciones de cualquier tipo e información recolectada en los exámenes médicos de salud ocupacional que se haya recolectado estarán especialmente protegidos por parte de los responsables dentro de la organización, de acuerdo a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, bajo autorización expresa de sus titulares o de sus representantes legales.
C.D.A. Seikou S.A.S. asegura que los datos personales que obtiene y los que reposan en sus archivos, son tratados de manera ética, legal, segura, veraz, confiable, transparente y cuando la naturaleza de la información lo amerite, de manera confidencial, conforme a las definiciones de estos términos por parte de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Los datos personales que se obtengan y los que encuentran en los registros de C.D.A. Seikou S.A.S., son administrados únicamente por funcionarios y/o proveedores que deberán firmar un acuerdo de confidencialidad de la información que por su actividad deban acceder.
Los datos personales serán mantenidos en los archivos de C.D.A. Seikou S.A.S. durante el tiempo que la ley establezca, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento de los mismos, atendiendo las disposiciones aplicables a la materia que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos, normativos e históricos de la información.
AUTORIZACIÓN Y DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Autorización
A partir de la fecha del presente documento C.D.A. Seikou S.A.S. le solicitará al titular o en su defecto, a las personas mencionadas en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, su autorización expresa para el tratamiento de los datos personales del titular.
Derechos
Tener acceso de forma gratuita a los datos que hayan sido objeto de tratamiento. En cualquier momento el titular o, en su defecto, las personas mencionadas en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos personales del titular y/o revocar la autorización para el tratamiento de los mismos por parte de la C.D.A. Seikou S.A.S., siguiendo lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013.
Solicitar ante C.D.A. Seikou S.A.S., prueba de la Autorización otorgada por parte del Titular de los Datos, exceptuando los casos en que no sea obligatorio por ley.
Tener acceso fácil al “Manual de Políticas y Procedimientos”, para tener conocimiento sobre el acceso a su información contenida en las diferentes bases de datos, y de esta manera poder consultar, rectificar o suprimir los datos registrados; este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Revocar su Autorización o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de C.D.A. Seikou S.A.S., cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el tratamiento o el Encargado del Tratamiento haya incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el dato personal en la base de datos del responsable.
PROTECCIÓN Y SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
El personal asignado por C.D.A. Seikou S.A.S., para el tratamiento y protección de los datos personales, bajo contrato de confidencialidad, manejo de usuario, claves y sistemas de seguridad en nuestros sistemas, son responsables de la protección de los datos, y además serán los encargados de la atención al titular de los datos personales, para atención de consultas, peticiones, quejas y reclamos, referentes al tratamiento de sus datos personales, de acuerdo a la legislación vigente y el “Manual de Políticas y Procedimientos”.
Para comunicarse con los responsables del Tratamiento de los Datos en C.D.A. Seikou S.A.S., se suministran los siguientes datos:
Razón Social: C.D.A. Seikou S.A.S.
Dirección: CR 20 66 – 54
Teléfono: +57 (1) 5408139
Correo electrónico: datospersonales@cdaseikou.com
PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS
Para realizar las consultas correspondientes a sus datos personales dentro de la base de datos de C.D.A. Seikou S.A.S., puede contactarse con nuestro personal autorizado, a través de los correos electrónicos autorizados, o enviando una comunicación a nuestra dirección física.
Dirigida a: C.D.A. Seikou S.A.S.
Dirección: CR 20 66 – 54
Teléfono: +57 (1) 5408139
Correo electrónico: datospersonales@cdaseikou.com
CONSULTAS
De acuerdo a la legislación, C.D.A. Seikou S.A.S., guardará de manera segura toda prueba de consulta y la respectiva respuesta, para lo cual se establece el siguiente procedimiento: 1) Cuando el solicitante debidamente facultado por la ley, realice una consulta, C.D.A. Seikou S.A.S. reunirá toda la información contenida en el registro individual del titular de los datos personales y/o de quien esté facultado para dicha solicitud, dentro de las bases de datos de C.D.A. Seikou S.A.S. haciéndolo de conocimiento de las personas relacionadas a la consulta; 2) Cuando el titular o su apoderado, o representante, realicen una solicitud sobre el titular de los Datos Personales, esta será atendida por el responsable designado por C.D.A. Seikou S.A.S., de acuerdo la ley, y se enviará respuesta certificada dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de la solicitud; 3) Los medios para dar respuesta al solicitante pueden ser: físico o electrónico, de acuerdo a la modalidad que haya utilizado el solicitante para la consulta.
RECLAMOS
Cuando el titular de los Datos Personales que son tratados por C.D.A. Seikou S.A.S., consideren que dichos datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o que por otra parte C.D.A. Seikou S.A.S. está incumpliendo las leyes que regulan la materia, podrán enviar su solicitud al correo electrónico designado para este fin: datospersonales@cdaseikou.com, de igual manera, el procedimiento para solicitudes de corrección, actualización o supresión será el siguiente:
1) La solicitud deberá ser realizada por el titular de los Datos Personales, o en su defecto por el apoderado o representante de acuerdo a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 del 2014, conteniendo la siguiente información: 1.1) Nombre y documento de identificación del titular; 1.2) Descripción del reclamo y la finalidad del mismo (actualizar, corregir, suprimir; o el cumplimiento de los deberes de ley por parte de C.D.A. Seikou S.A.S.); 1.3) Dirección, datos de contacto e identificación del reclamante; y 1.4) Anexar la documentación adicional que respalde el reclamo. Por otra parte C.D.A. Seikou S.A.S., deberá verificar la autenticidad del titular y/o el reclamante, por lo cual podrá exigir el documento de identificación de ambos, así como el poder o documento de representación que lo autorice, en este sentido si los documentos para la verificación o los documentos del reclamo están incompletos, C.D.A. Seikou S.A.S. requerirá al reclamante que sean completados dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo; en el caso que el reclamante no presente la documentación requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido de realizar el reclamo.
C.D.A. Seikou S.A.S., al recibir un reclamo con toda la documentación pertinente, incluirá en su base de datos, en la casilla correspondiente al titular de los Datos Personales, la leyenda que diga “reclamo en trámite”, y la descripción del reclamo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, este estatus se mantendrá hasta que el reclamo se haya resuelto. Finalmente para atender el reclamo, C.D.A. Seikou S.A.S. tendrá quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente del recibido del reclamo, para dar respuesta.
Toda solicitud de conocimiento, actualización, rectificación, supresión de datos personales que sea atendida por parte de C.D.A. Seikou S.A.S., el titular de la información o, en su defecto, las personas mencionadas en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, recibirán una comunicación oficial por parte de C.D.A. Seikou S.A.S. informando la situación.
NOTAS
Una vez agotadas las instancias previas establecidas por la ley, el titular de los datos podrá presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones cometidas por el Responsable o Encargado del tratamiento de los Datos Personales.
El período de vigencia de las bases de datos será por el período que se considere razonable el tratamiento de los datos personales, de acuerdo con la finalidad de tratamiento contenida en el presente Manual de Políticas y Procedimientos.
Todo cambio realizado en el Manual de Políticas y Procedimientos, será comunicado de manera oportuna a todos los titulares de Datos Personales.
